Koitetaan tällä kertaa näin negatiivisessa hengessä listata asioita, joiden avulla ja ansiosta huomaat iltapäivällä, että et ole saanut tänään mitään oikeasti merkittävää aikaiseksi.

Älä missään nimessä suunnittele päivääsi

Avaa aamulla ensimmäisenä sähköposti ja ala säntäillä sieltä tulevien viestien perässä sinne tänne. Ja mitä ikinä uutta hommaa tulee eteen, niin rupea tekemään sitä välittämättä siitä mikä on tärkeintä pitkällä tähtäimellä. Tällä tavalla saa varmistettua että reagoi kaikkiin kiireellisiltä tuntuviin asioihin ja iltapäivällä on sellainen olo että kiire on ollut kova. Ei vain pysty keksimään mitään mikä olisi tuonut todellisia tuloksia.

Oma kokemus: teen joka aamu päiväsuunnitelman, tosin sen muoto on kehittynyt vuosien varrella, kun olen koittanut optimoida sitä. Yhteen aikaan malli oli se, että vein viikkosuunnitelmasta noin 10 tehtävää päiväsuunnitelmaan, jonka tulostin itselleni. Yhtenä tavallisena päivänä (=ei mitään normaalia isompaa hässäkkää) hukkasin listan aamulla enkä muistanut sitä tulostaa uudelleen. Iltapäivällä sitten löysin listan jostakin, ja totesin että päivän 10 tärkeimmästä työstä olin tehnyt yksi tai kaksi ilman muistuttavaa listaa.

Koeta tehdä mahdollisimman monta hommaa samaan aikaan

Jos koitat tehdä jotain keskittymistä vaativaa työtä, esimerkiksi kirjoitat pidempää dokumenttia tai suunnittelet jotain, puhu samalla puhelimessa tai vastaile sähköposteihin ja pikaviestimiin. Pidä myös huoli että kaikki mahdolliset ilmoitukset sekä puhelimessa että tietokoneessa on päällä, jotta voit mahdollisimman nopeasti reagoida kaikkiin ja vastata joka välissä.

Älä anna sen häiritä, että kun on tutkittu miten monen asian yhtä aikaa tekeminen (multitasking) vaikuttaa tehokkuuteen, on todettu sen romahduttavan työtehon verrattuna siihen että keskittyy yhteen asiaan ja tekee sen valmiiksi.

Ai niin, se tekosyy että säännössä on poikkeuksia. Tavallaan onkin. Tutkijat testasivat myös niitä ihmisiä, jotka kertoivat työskentelevänsä tehokkaammin jos tekevät useampaa tehtävää yhtä aikaa. Paljastui että nämä jotka kuvittelivat olevan hyviä multitaskingissa, olivat vielä tehottomampia kun yrittivät tehdä useaa asiaa yhtäaikaa kuin ihmiset, jotka sanoivat että he eivät pysty tekemään kuin yhtä asiaa kerrallaan.

Rentoudu säännöllisesti työpäivän aikana netissä, Facebookissa ja muissa some-kanavissa

Pitäähän sitä välillä rentoutua kun on tehnyt ahkerasti töitä. Tietenkin siis vain sellaisia töitä jotka pitävät kiireisinä mutta eivät tuo mitään näkyviä ja merkittäviä tuloksia. Tosi hyvä tapa rentoutumiseen on lukea uutisia ja privaattimeiliä ja tietenkin selata ja päivittää kaikenlaisia some-kanavia. Kun meinaa että vain vilkaisee vähän aikaa, niin tunnin päästä huomaa olevansa aivan eri sivustolla kuin mistä aloitti.

Eikä tule liikaa tehtyä oleellisia hommia kun vähän rentoutuu välillä. Älä siis missään nimessä jätä näitä rentouttavia ja täysin välttämättömiä hommia vaikkapa puolen tunnin aikaslottiin päivän lopussa sen jälkeen kun tärkeät työt on tehty, vaan ”rentoudu” joka välissä.

Palaveeraa mahdollisimman paljon

Sisäiset työpalaverit on niin hyvä tapa tuhlata aikaa saamatta mitään tuloksia, että käytetään siihen kaksi kohtaa. Normaalisti palavereissa, ainakin jos niihin osallistuu enemmän kuin kaksi henkilöä, ei tehdä töitä vaan niissä mietitään työn tekemisen aikomista. Toisin sanoen palaverissa itsessään ei normaalisti synny mitään tuloksia.

Jos siis käytät koko päivän sisäisiin palavereihin, mahdollisuudet ovat hyvät siihen että iltapäivällä olet juossut palaverista toiseen niin ettet kerinnyt syömäänkään, ainoana tuloksena muistiinpanojen draftit, jotka pitää kirjoitella seuraavan päivänä puhtaaksi ja lähetellä kaikille ja joita kukaan ei tule koskaan lukemaan.

Pidä palaverit suunnittelemattomina ja riittävän löysinä

Palaveriin kannattaa aina kutsua mahdollisimman paljon väkeä varmuuden vuoksi ja varata riittävästi aikaa, koska suurin osa kuitenkin myöhästyy alusta ja joku haluaa jäädä juttelemaan jostain turhanpäiväisestä palaverin lopulla. Muutenkin palaverit vievät paljon aikaa kun samalla pitää lukea meilejä läppäriltä ja uutisia kännykästä, jotta aika tulisi oikein tehokkaasti käytettyä.

Kun palaverilla ei ole selvää agendaa ja kukaan ei pidä keskustelua tiukasti palaverin aiheessa, lopputuloksena on että mitään ei päätetä lopullisesti. Ja se on hienoa, koska kuukauden päästä voidaan järjestää jatkopalaveri, jossa kukaan ei muista enää mitään edellisestä ja voidaan jutella samoista asioista uudelleen samalla lopputuloksella.

Jos siis haluat säntäillä koko päivän kiireisen näköisenä saamatta mitään todellisia tuloksia aikaan, noudata näitä neuvoja:

• Älä vain missään nimessä suunnittele päivääsi

• Tee montaa asiaa yhtä aikaa

• Rentoudu joka välissä ruudun ääressä

• Palaveeraa mahdollisimman suuri osa päivästäsi

• Älä suunnittele palavereja tai vedä niitä jäntevästi läpi